各部门单位：

根据档案集中统一管理原则的要求，为确保学校各类文件材料的及时、完整收集归档，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

1.各党政部门：2023年度各项工作形成的、对学校有保存价值的各类文件材料（包括纸质、照片、实物和电子等载体材料）。

2.各教学单位及教学相关部门：除按年度归档材料外，教学档案主要专指2022-2023学年形成的教学方面材料。

3.以上材料具体范围可参照各部门《归档范围和保管期限表》（见附件1）。往年应归档材料尚未移交的请及时补交归档。

二、归档时间

应归档材料原则上2024年6月30日前完成移交，特殊情况需延期移交的应事先申请；重要事项形成的档案不受上述归档时间限制，事项办结后可及时向档案馆移交归档。另各部门单位可根据进度自行确定预移交时间，档案馆将提前一周派人上门对接。

三、归档要求

1.各部门单位要高度重视年度归档工作，要把归档工作纳入年度工作内容，明确档案工作分管领导和兼职档案员（因工作需要，请将相关人员名单和联系电话于3月30日前报送档案馆）。

2.实行部门立卷归档制度，根据材料形成规律整理成卷；归档材料原则上要求是原件，不能提交原件的应制作复制件（或电子版）；归档的原始材料须盖公章，有电子版的同时一并归档。

3.本年度将试运行档案综合管理系统，各部门兼职档案员可通过档案管理系统按上传模板提前录入相关档案信息，上传电子文件，确保电子档案与纸质档案同步归档。

4.各部门单位移交归档材料时需填写《档案移交目录清单》（见附件2），并加盖部门公章。纸质移交清单一式两份，交接双方签字盖章后各留一份备查；电子版请发送至邮箱dag@guat.edu.cn。

5.档案馆根据“先指导，后移交”的原则，经上门验收合格后方可办理移交手续。档案移交归档工作业务对接表如下：

5.在归档过程中如有疑问，请及时与档案馆相关工作人员联系（南校区飞天楼6楼611室，电话：5612281）。档案工作QQ群号：894668614。

附件1：《归档范围和保管期限表》

附件2：《档案移交目录清单》

                    档案馆

                                         2024年3月20日