各部门、单位：

根据《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）和《桂林航天工业学院档案管理办法》（桂航档〔2018〕1号）等规章制度的有关要求，为确保我校2018年度归档工作有效开展，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

1.2018年1月至12月期间，学校党群、行政、教学、科研、基本建设、国有资产、产品生产、出版物、外事、财会、设备等各项管理工作中形成的具有保存价值的文件材料（包括纸质、电子等载体形式）。

2.2018年度以学校名义获得的市级以上荣誉证书、奖牌、奖杯、奖状、锦旗、光荣册，重要题词，废印章以及在对外交流活动中获赠的礼品、纪念品等具有保存价值的实物应随相关纸质文件同时归档。

3.2018届及往届未归档毕业生（专科、本科等）合影照片，包括以二级学院为单位的毕业合影照和以专业为单位的毕业合影照（如有班级毕业合影照，一并整理归档）。

4.2018年度以前因特殊原因未及时归档须补充归档的各类文件材料（含文件、实物、照片、电子材料等）。

各单位、部门的具体归档范围详见《桂林航天工业学院档案实体分类方案》（桂航档〔2019〕2号）（见附件1）。

二、归档时间

1.按自然年度归档的各类文件材料应于6月底前移交。

2.各教学部门、单位形成的各类教学材料按教学年度归档，应于9月底前移交。

3.科研、基建、设备等专题性、成套性的项目档案材料，在项目完成并通过鉴定验收后3个月内归档。

4.会计类档案在会计年度终结后，暂由财务处保管3年，期满的会计材料于6月底前向档案馆移交归档。

5.学校重要事项、活动形成的档案不受上述归档时间限制，应随时向档案馆移交归档。

三、归档要求

1.归档材料应是原件，必要时须加盖部门公章，实物档案、声像材料归档时应附文字说明（如注明责任者、形成时间、内容等信息）。

2.各种特殊载体（如照片、光盘、磁盘、电子文件等）档案应随相应纸质文件材料同时归档。

3.学校办公室负责OA系统文件、机要室负责学校涉密文件和非密外来文的移交归档工作。

4.各部门、单位要高度重视立卷归档工作，兼职档案人员和教学秘书等立卷人应认真对待归档工作，归档材料必须保证齐全完整，不要缺项、漏项。

5.学校拟启动档案归档工作考核机制，归档截止后将公布全校各单位、各部门归档情况。

四、归档程序

1.各部门、单位在归档移交前，要按照归档要求进行立卷整理、编目。

2.归档材料移交时，交接双方当面清点核对。档案馆按档案归档规范要求进行验收，不符合要求的将退回归档部门，合格后方可办理移交手续。

3.归档单位移交归档材料时需填写《档案移交目录清单》（见附件2），并加盖所在单位公章。纸质移交清单一式两份，交接双方签字盖章后各留一份备查。

4.电子版移交清单、合影照片、归档目录及扫描件等，请发送至邮箱dag＠guat.edu.cn。

5.在归档过程中如有疑问，请及时与档案馆联系（南校区飞天楼6楼611室，联系人：苑艳芳，电话：5612281）。

档案馆

2019年3月5日