为满足广大师生校友和社会对档案资源利用的需求，提高我校档案工作的规范化水平和服务质量，确保档案信息的安全与保密，特对档案查（借）阅事项作出如下要求：

一、校内各部门单位查（借）阅档案

1.查阅本部门形成和提交的档案，可在OA系统提交申请，经本部门分管领导和档案馆负责人同意后，再到档案馆办理查（借）阅手续，并登记利用效果。

2.跨部门查阅重要档案材料，需经原档案形成单位领导同意、档案馆负责人批准后，方可办理查（借）阅手续。

3.查阅学校党政、人事、纪检、科研等方面保密档案时，须经学校主要领导或分管领导审批，并征得档案形成或提交的部门领导同意，档案馆负责人批准后，方可查阅档案。

4.查阅利用档案资料时，原件一般不外借，可提供复制件（密件须按规定办理），如需外借原件应经档案形成部门和档案馆相关负责人同意，并确保档案材料安全，必要时由档案馆派专人护送，办完事项后及时归还档案馆。

二、校外单位或毕业校友查（借）阅档案

1.来校开展相关工作需要利用学校档案（如上级审计、教学评估、学籍核查等），应由学校业务接洽部门提出申请，经档案馆负责人批准同意，并在指定地点查阅利用。

2.代单位查阅档案者，须同时出具以下证明材料：

（1）盖有单位公章的查档介绍信；

（2）档案查阅者的身份证明材料。

3.校友个人查阅档案者，须提供有效身份证明材料。

（1）查阅本人学籍档案者，须提供有效身份证明材料和本人毕业证（学位证）等原件。本人无法到校查询的可登录“桂航远程查档微信小程序”申请异地办理。

（2）委托他人查阅个人相关档案者，须同时出具以下证明材料：

①委托人亲笔签名的委托书（可在档案馆主页下载）；

②委托人身份证明材料复印件；

③受托人的身份证明材料原件。

（3）申请调取已毕业且确认留存在学校的个人档案者，须由本人提出调档申请（可登录“桂航远程查档微信小程序”申请异地办理），并由档案接收单位出具调档公函，公函原件须寄到学校档案馆。经档案馆负责人批准后方可办理。

三、在校学生查（借）阅档案

在校学生（含全日制本专生、留学生、继续教育学院学生）查阅本人相关学籍档案资料时，可通过以下两种方式办理查档手续：

1.由学生本人提出书面申请，经所在学院核实同意，可由班级辅导员在OA系统代为提交，审核通过后再前往档案馆领取相关档案材料，领取时需携带个人有效身份证件。

2.学生个人利用手机登录“桂航远程查档微信小程序”（或i桂航—应用-档案查询）进行申请，完成注册和身份认证后，可提交业务办理事项。经审批通过后凭相关学生证件线下取件。